Blog / Muhasebe Firmaları İçin Evrak Depolama
Muhasebe Firmaları İçin Evrak Depolama
Muhasebe firmaları ve serbest muhasebeciler, yasal saklama süreleri boyunca çok sayıda defter, fatura ve evrak arşivlemek zorundadır. Ofis alanını işgal eden bu evrakları güvenle dışarıda saklayabilirsiniz.
Evrak Arşivi Depolamanın Avantajları
Yasal Saklama Süreleri Neden Önemli?
Muhasebe evrakı isteğe bağlı değil, zorunlu olarak saklanan bir arşiv. Ticari defter ve belgeler için mevzuatta belirlenmiş saklama süreleri var ve bu süre boyunca evrakın okunabilir durumda kalması gerekiyor.
Buradaki kritik kelime okunabilir. Nemli bir bodrumda küflenmiş, mürekkebi dağılmış bir klasör fiziksel olarak duruyor olabilir ama bir denetimde işinizi görmez.
Bu yüzden evrak arşivinde depolama koşulu, ofis eşyasından daha kritik. Alanlarımız kapalı, kuru ve nem kontrollü.
Arşivi Depoya Göndermeden Önce Düzenleyin
Kutulama ve etiketleme, evrak arşivinde en çok geri dönüşü olan iş. Yarım saatlik düzen, aylar sonra saatlerce arama yapmaktan kurtarıyor.
Her kutuya yıl ve içerik türü yazın: 2023 satış faturaları, 2022 banka dekontları gibi. Kutu numarası verip ayrıca bir liste tutun, listenin bir kopyası da ofiste dursun.
Aynı yıla ait evrakı aynı kutuya toplayın; yıllar karıştığında en çok zaman kaybı yaşanıyor.
Kutuları çok ağır doldurmayın. Taşınamayan kutu, ihtiyaç anında açılmayan kutuya dönüşüyor.
Erişim İhtiyacını Baştan Planlayın
Muhasebe arşivinde eşya sadece durmuyor, ara ara erişim gerekiyor. Denetim, dava, iade süreci ya da eski bir müşteri sorgusu için tek bir klasöre ulaşmanız gerekebilir.
Bu yüzden depoyu doldururken sık ihtiyaç duyulabilecek son iki yılın evrakını öne, eski yılları arkaya koyun. Aradaki koridor payını bırakın.
Haftanın yedi günü 07:00 – 23:30 arası açık olduğumuz için mesai dışında ve hafta sonu da arşivinize ulaşabiliyorsunuz. Bu, muhasebe firmalarında beyanname dönemlerinde işe yarıyor.
Ofiste Yer Açmanın Maliyeti
Ofis kirası metrekare başına depo bedelinden neredeyse her zaman yüksektir. Arşiv kutularının kapladığı alanı ofis kirasıyla çarptığınızda tablo genelde net çıkıyor.
Taban katsayımız metrekare başına aylık 750 ₺, KDV hariç. Ofis ve ticari işlerde 10 – 50 m² arası alana göre teklif veriyoruz.
Her iş yazılı sözleşmeye bağlanıyor, evrak sigorta güvencesi altında saklanıyor ve depozito istemiyoruz. Kurumsal tarafta sözleşme ayrıca muhasebe açısından gerekiyor.
Ayrıntı için arşiv depolama sayfamıza bakabilir ya da bize ulaşabilirsiniz.