Ankara Arşiv Depolama
Muhasebe firmaları, hukuk büroları ve kurumsal işletmeler için düzenli, güvenli ve gerektiğinde erişilebilir arşiv depolama hizmeti sunuyoruz.
Avantajlar
Kimler İçin Uygun?
Depolama Sürecimiz
Yasal Saklama ve Okunabilirlik
Ticari defter ve belgeler için mevzuatta belirlenmiş saklama süreleri var ve bu süre boyunca evrakın okunabilir durumda kalması gerekiyor.
Kritik kelime bu. Nemli bir bodrumda küflenmiş, mürekkebi dağılmış bir klasör fiziksel olarak duruyor olabilir ama bir denetimde işinizi görmez.
Bu yüzden arşivde depolama koşulu, ofis eşyasından daha kritik. Alanlarımız kapalı, kuru ve nem kontrollü.
Kutulama ve Etiketleme Düzeni
Yarım saatlik düzen, aylar sonra saatlerce arama yapmaktan kurtarıyor.
Her kutuya yıl ve içerik türü yazın: 2023 satış faturaları, 2022 banka dekontları gibi. Kutu numarası verip ayrıca bir liste tutun; listenin bir kopyası ofiste dursun.
Aynı yıla ait evrakı aynı kutuya toplayın; yıllar karıştığında en çok zaman kaybı yaşanıyor.
Kutuları çok ağır doldurmayın. Taşınamayan kutu, ihtiyaç anında açılmayan kutuya dönüşüyor.
Yazıyı kutunun üst yüzeyine değil yan yüzüne yazın; istiflenmiş kutularda üst görünmüyor.
Erişim İhtiyacını Baştan Planlayın
Arşivde eşya sadece durmuyor, ara ara erişim gerekiyor: denetim, dava, iade süreci ya da eski bir müşteri sorgusu.
Depoyu doldururken son iki yılın evrakını öne, eski yılları arkaya koyun ve aradaki koridor payını bırakın.
Haftanın yedi günü 07:00 – 23:30 arası açık olduğumuz için mesai dışında ve hafta sonu da arşivinize ulaşabiliyorsunuz. Beyanname dönemlerinde bu işe yarıyor.
Evrak sigorta güvencesi altında saklanıyor, her iş yazılı sözleşmeye bağlanıyor.